Aanvraag voor partnership met Brabant C

Wanneer een idee voor een project wordt geboren, zijn nog vele factoren van het plan in ontwikkeling en onzeker. In deze eerste fase ga je waarschijnlijk met veel mensen in gesprek over het idee en hoe dat gerealiseerd kan worden. Brabant C is één van je gesprekspartners, we kijken samen of Brabant C een partner kan worden van jouw project.

Voorafgaand aan de feitelijke aanvraag, wordt een voortraject doorlopen. Dit doen we om vooraf een inschatting te kunnen maken of je project bij Brabant C zou kunnen passen. Door met de scout de aanvraag voor te bereiden, kan bijtijds worden bijgestuurd of evt. worden verwezen naar andere, voor het project meer passende, financieringsmogelijkheden (buiten Brabant C).

Vereiste documenten aanvraag Nationaal Project Richtlijnen Verantwoording Nationaal Project Voorbeeld Aanvraagformulier Nationaal Project Format voor Reflectie op de Brabant C criteria Nationaal project

Ontwikkeling en innovatie van cultuurprojecten van ten minste nationaal belang (Ontwikkelproject)
Ontwikkelprojecten hebben een innovatief karakter en zijn bedoeld voor het ontwikkelen van nieuwe activiteiten die de potentie in zich dragen om van ten minste nationale betekenis te worden en de aanvrager inhoudelijk en financieel toekomstbestendig te maken. In deze projecten staan (haalbaarheids)onderzoek en validatie centraal. Je kunt hierbij denken aan een piloteditie van een nieuw festival, het uitproberen van nieuwe verdienmodellen of het valideren van een nieuw product of nieuwe dienst met groeipotentie.
Een Ontwikkelproject loopt dus vooruit op een project dat past in §11: er is bijvoorbeeld al wel sprake van (inter)nationale potentie maar het (inter-) nationale belang is nog niet aangetoond. Brabant C vindt het belangrijk dat talentvolle initiatieven en organisaties met internationale potentie de kans krijgen om zich te ontwikkelen en niet vastlopen in een te grote opgave in één keer. In dat geval kan een ontwikkelfinanciering uitkomst bieden.
Een Ontwikkelproject komt dus alleen voor financiering bij Brabant C in aanmerking als het de potentie en ambitie heeft om door te groeien tot een ‘project van ten minste nationaal belang’ (§ 11 van de Subsidieregeling hedendaagse cultuur Noord-Brabant). Op die manier kan het initiatief duurzaam bijdragen aan het cultuursysteem in Brabant. De aanvrager moet altijd een privaatrechtelijke rechtspersoon zijn zoals een stiching, vereniging of BV.
Zie §12 in het Financieringsreglement voor de regeling Ontwikkelproject.

Financieringsmogelijkheden Ontwikkelproject
Brabant C financiert maximaal 30% van de totale begroting van een Ontwikkelproject in de vorm van een subsidie (gift). Bij Ontwikkelprojecten is terugverdiencapaciteit immers niet vanzelfsprekend haalbaar. Het aan te vragen bedrag bij Brabant C voor een Ontwikkelproject is minimaal 25.000 euro en maximaal 64.999 euro. De totale begroting moet dus minimaal 83.333 euro bedragen.

Intake
Wanneer een idee voor een project wordt geboren, zijn nog vele factoren van het plan in ontwikkeling en onzeker. In deze eerste fase ga je waarschijnlijk met veel mensen in gesprek over het idee en hoe dat gerealiseerd kan worden. Brabant C is één van je gesprekspartners, we kijken samen of Brabant C een partner kan worden van jouw project.
Voorafgaand aan de feitelijke aanvraag, wordt een voortraject doorlopen. Dit doen we om vooraf een inschatting te kunnen maken of je project bij Brabant C zou kunnen passen. Door met de scout de aanvraag voor te bereiden, kan bijtijds worden bijgestuurd of evt. worden verwezen naar andere, voor het project meer passende, financieringsmogelijkheden (buiten Brabant C).
Als (potentiële) aanvrager doe je er goed aan al in een vroeg stadium van je project contact op te nemen met een van onze scouts.

Als je een account hebt aangemaakt in ons online aanvraagsysteem AIMS, vul je vervolgens het digitale ‘intakeformulier’ in. Je legt in dit formulier als het ware je project langs de doelstellingen en de missie van Brabant C. Brabant C beoordeelt het intakeformulier en voert zo een eerste scan uit om in te schatten of het project mogelijk aansluit bij de opdracht en doelstellingen van het fonds en of de financieringsmogelijkheden van Brabant C daarbij passend zijn. Wanneer dit positief is, kun je na dit voortraject verder in de aanvraagomgeving en kan de feitelijke aanvraag gestart worden.

Governance Code Cultuur
In het document Richtlijnen Governance Code Cultuur lees je waar je organisatie aan moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor een bijdrage van Brabant C.

Aanvraag
Een aanvraag wordt (minimaal 16 weken vóór aanvang van het betreffende project) ingediend via het aanvraagsysteem AIMS. Na de intakefase (een aanvraag bij Brabant C start altijd met een voortraject bestaande uit een aantal gesprekken met de scout(s) en het indienen van een ‘intakeformulier’) wordt de aanvraag doorgezet naar het aanvraagformulier. Projecthouders hebben zelf een account aangemaakt in het systeem en kunnen met hun inloggegevens weer inloggen en de werkelijke aanvraag starten. Onder deze tekst kun je de documenten Vereiste documenten voor de aanvraag Ontwikkel project en een Voorbeeld van het Aanvraagformulier Ontwikkelproject downloaden.

Nadat een aanvraag is ingediend, vindt er een sanity check (volledigheidscontrole) plaats om te bekijken of de aanvraag ontvankelijk is (lettend op de vereisten van het investeringsreglement). Als alles klopt en compleet is, is de aanvraag ontvankelijk en krijg je hierover per email een bericht. Brabant C streeft ernaar binnen 14 dagen na indiening van de aanvraag de sanity check te doen. Het kan ook zo zijn dat Brabant C na controle van de aanvraag nog informatie of toelichting nodig heeft. In dat geval wordt per email een aanvullingsverzoek gestuurd. De behandeltermijn wordt dan opgeschort. Zodra aan alle eisen in het aanvullingsverzoek voldaan is, wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard en die datum (ontvankelijkheid) geldt dan als de officiële datum waarop het financieringsverzoek bij Brabant C is ingediend (dat kan van invloed zijn op de startdatum van het project, die minimaal 16 weken na het moment dat de aanvraag volledig werd, moet liggen).

Pitch
De projecthouder wordt in de gelegenheid gesteld de aanvraag toe te lichten in een korte pitch (10 minuten). Deze vindt live op ons kantoor in Oisterwijk plaats of online via Zoom, voor een adviescommissie die per aanvraag verschillend van samenstelling is en aan het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Deze adviescommissie bestaat uit 4 tot 6 personen (inclusief voorzitter) met expertise op inhoudelijk gebied, ondernemerschap, marketing. Voor elke pitch wordt een passende adviescommissie samengesteld. Brabant C heeft hiervoor een ‘poule’ van deskundigen ter beschikking die onder leiding van een voorzitter het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Na de pitch neemt de commissie 30 minuten de tijd om in gesprek te gaan met de initiatiefnemer. Brabant C streeft er naar uiterlijk 6 weken na datum van indiening de pitch te kunnen laten plaatsvinden. Bekijk hier de Richtlijnen en tips voor de pitch.

Besluit
Nadat de directeur-bestuurder van Brabant C besloten heeft het advies van de adviescommissie al dan niet te volgen, wordt de projecthouder daar (maximaal 2 weken na de pitch) van op de hoogte gesteld en wordt het advies gedeeld met de aanvrager als overeenkomstig voornemen van het fondsbestuur. Als het advies afwijkt van wat er in het ingediende voorstel werd gevraagd, heb je als projecthouder recht op het indienen van een zienswijze (termijn: 2 weken na datum advies). Het fondsbestuur zal dan zonder formele bezwaarprocedure het voornemen heroverwegen. Na een positief advies volgt een toekenning.
Een negatief advies wordt doorgaans gevolgd door een afwijzing (negatieve beschikking). Na een negatief besluit is er nog het recht om formeel bezwaar aan te tekenen (tot 6 weken na de beschikkingsdatum) bij Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Beschikkingen worden digitaal, per mail vanuit AIMS, verstuurd (NB voor de berekening van de genoemde termijnen gaan we uit van de verzenddatum zoals die in AIMS geautomatiseerd wordt vastgelegd).
Na een toekenning (positieve beschikking) volgt nog de formele stap van de ondertekening van de Uitvoeringsovereenkomst.

Rapportage en monitoring
Gedurende de looptijd van een project monitort Brabant C de tegenprestaties en verplichtingen middels tussenrapportages die de projecthouder aanlevert. Hierover vindt altijd een gesprek plaats tussen Brabant C en de projecthouder.
Dit soort overleggen over de voortgang van het project kunnen plaatsvinden op jouw verzoek, maar het Brabant C Fonds initieert ten minste eenmaal per jaar overleg op basis van de volgende door de projecthouder aan te leveren documenten:

• • een inhoudelijke voortgangsrapportage, waarbij je ingaat op voortgang van de activiteiten zoals beschreven in het projectplan en het businessplan;
  • een financiële voortgangsrapportage in de vorm van een kolom met gerealiseerde cijfers die je invoegt in de ingediende begroting en (bij meerjarig project) een actualisering van de meerjaren begroting. Deze financiële rapportage dient door het bestuur van je organisatie geparafeerd te zijn.

  Sommige ontwikkelprojecten hebben een kortere looptijd. Dan zijn er wellicht minder monitoringsmomenten nodig.

  Verantwoording en vaststelling
  Maximaal 13 weken nadat een project is afgerond moet de verantwoording zijn ingediend bij Brabant C.
  Na goedkeuring van de verantwoording zal Brabant C de subsidie uiteindelijk definitief vaststellen. Hierna volgt de eventuele restantbetaling.
  Het kan voorkomen dat de subsidie lager wordt vastgesteld (bijvoorbeeld als blijkt dat de gerealiseerde eindbegroting lager is dan de ingediende, waardoor de Brabant C bijdrage boven de 30% zou uitkomen). In dat geval kan het zijn dat de projecthouder een gedeelte van het voorschot aan Brabant C moet terugbetalen.

  De richtlijnen en vereisten voor een verantwoording worden gecommuniceerd in de beschikking en staan tevens vermeld in het document Richtlijnen verantwoording Ontwikkelproject. Onderdeel van de verantwoording is (onder andere) een reflectie op de Brabant C criteria, deze vind je in het document format Reflectie op de criteria Ontwikkelproject.

Vereiste documenten aanvraag Ontwikkelproject Richtlijnen Verantwoording Ontwikkelproject Voorbeeld Aanvraagformulier Ontwikkelproject Format voor Reflectie op de Brabant C criteria Ontwikkelproject

Matching Impactprojecten (Impactproject)
Brabant C is ervan overtuigd dat de inzet van creativiteit bijdraagt aan het ontrafelen, bewustmaken en oplossen van de maatschappelijke vraagstukken van deze tijd. De kracht van kunst en cultuur voor andere domeinen wordt nu nog onvoldoende benut. Dat is een kans voor alle partijen die werken aan maatschappelijke vraagstukken: om met verbeeldingskracht, inventiviteit en zeggingskracht de bewustwording en betrokkenheid van Brabanders bij het adresseren en oplossen van deze vraagstukken te vergroten. Om deze nieuwe benadering te stimuleren en bewerkstelligen heeft Brabant C de regeling Matching Impactprojecten in het leven geroepen. Doel: maatschappelijke impact maken door cultuur, met betrokken private financiers. De impact kan betrekking hebben op zaken als zorg, technologische innovatie, burgerschap, ecologische duurzaamheid of versplintering van de samenleving.

De regeling Matching impactprojecten is in 2022 gestart als pilot. Aanvragen dienen uiterlijk 31 december 2022 ingediend én ontvankelijk te zijn. Brabant C beoogt met deze regeling projecten te stimuleren waarmee de initiatiefnemer een bijdrage wil leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken door inzet van kunst en cultuur. Door uit te gaan van (gedeeltelijke) financiering door private stakeholders bij de vraagstukken, bevordert de regeling tevens verbreding van financieel draagvlak voor cultuur.

Voor deze regeling kunnen privaat- en publiekrechtelijke rechtspersonen en samenwerkingsverbanden aanvragen, géén culturele instellingen. De aanvrager is tevens de opdrachtgever van een (creatieve) opdracht aan een culturele organisatie of kunstenaar.
Brabant C toetst voor deze regeling aan drie criteria: hoge culturele kwaliteit, bijdrage aan de oplossing voor een maatschappelijk vraagstuk en bijdrage aan duurzame samenwerking in Noord-Brabant van privaatrechtelijke rechtspersonen, culturele instellingen en publieke rechtspersonen.

Zie §13 in het Financieringsreglement voor de regeling Matching Impactprojecten.
Naar aanleiding van de kick-off van deze regeling op 15 februari 2022 is een uitgebreide ‘FAQ pagina‘ geschreven waarin de meest voorkomende vragen worden beantwoord.

Financieringsmogelijkheden Impactproject
De regeling bestaat eruit dat Brabant C de private bijdragen van financiers van het project matcht. Brabant C matcht maximaal 50% van de totale subsidiabele kosten. Het aan te vragen bedrag voor een Impactproject is minimaal € 40.000 en maximaal € 124.999.
Als subsidievorm volgt Brabant C de financieringswijze die de private financiers van het project kiezen: dat kan zijn gift, lening of een combinatie hiervan. Een leningdeel is bij deze regeling (in tegenstelling tot een Nationaal Project) echter niet verplicht.

Intake
Wanneer een idee voor een project wordt geboren, zijn nog vele factoren van het plan in ontwikkeling en onzeker. In deze eerste fase ga je waarschijnlijk met veel mensen in gesprek over het idee en hoe dat gerealiseerd kan worden. Brabant C is één van je gesprekspartners, we kijken samen of Brabant C een partner kan worden van jouw project.
Voorafgaand aan de feitelijke aanvraag, wordt een voortraject doorlopen. Dit doen we om vooraf een inschatting te kunnen maken of je project bij Brabant C zou kunnen passen. Door met de scout de aanvraag voor te bereiden, kan bijtijds worden bijgestuurd of evt. worden verwezen naar andere, voor het project meer passende financieringsmogelijkheden (buiten Brabant C).
Als (potentiële) aanvrager doe je er goed aan al in een vroeg stadium van je project contact op te nemen met een van onze scouts.

Als je een account hebt aangemaakt in ons online aanvraagsysteem AIMS, vul je vervolgens het digitale ‘intakeformulier’ in. Je legt in dit formulier als het ware je project langs de doelstellingen en de missie van Brabant C. Brabant C beoordeelt het intakeformulier en voert zo een eerste scan uit om in te schatten of het project mogelijk aansluit bij de opdracht en doelstellingen van het fonds en of de financieringsmogelijkheden van Brabant C daarbij passend zijn. Wanneer dit positief is, kun je na dit voortraject verder in de aanvraagomgeving en kan de feitelijke aanvraag gestart worden.

Governance Code Cultuur
In het document Richtlijnen Governance Code Cultuur lees je waar je organisatie aan moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor een bijdrage van Brabant C.

Aanvraag
Een aanvraag wordt (minimaal 12 weken vóór aanvang van het betreffende project) ingediend via het aanvraagsysteem AIMS. Na de intakefase (een aanvraag bij Brabant C start altijd met een voortraject bestaande uit een aantal gesprekken met de scout(s) en het indienen van een ‘intakeformulier’) wordt de aanvraag doorgezet naar het aanvraagformulier. Projecthouders hebben zelf een account aangemaakt in het systeem en kunnen met hun inloggegevens weer inloggen en de werkelijke aanvraag starten. Onder deze tekst kun je de documenten Vereiste documenten voor de aanvraag Impactproject en een Voorbeeld van het Aanvraagformulier Impactproject downloaden.
Een aanvraag kan alleen worden ingediend door een privaatrechtelijke rechtspersoon, een publiekrechtelijke rechtspersoon of een samenwerkingsverband hiertussen. Een culturele instelling kan niet aanvragen voor deze regeling. Dit betekent niet dat een culturele instelling geen penvoerder voor de aanvraag mag zijn. In dat geval wil Brabant C graag bevestiging van de formele aanvrager (een partij die past binnen de hierboven genoemde categorieën) dat deze werkwijze is overeengekomen. De formele aanvrager houdt eindverantwoordelijkheid voor de aanvraag en de verantwoording na afloop. Zo nodig kan hiertoe de Verklaring artikel 13.2 worden ingevuld en geüpload onder stap 7 van het Aanvraagformulier. Het format voor deze Verklaring staat onder deze tekst.

Nadat een aanvraag is ingediend, vindt er een sanity check (volledigheidscontrole) plaats om te bekijken of de aanvraag ontvankelijk is (lettend op de vereisten van het investeringsreglement). Als alles klopt en compleet is, is de aanvraag ontvankelijk en krijg je hierover per email een bericht. Brabant C streeft ernaar binnen 14 dagen na indiening van de aanvraag de sanity check te doen. Het kan ook zo zijn dat Brabant C na controle van de aanvraag nog informatie of toelichting nodig heeft. In dat geval wordt per email een aanvullingsverzoek gestuurd. De behandeltermijn wordt dan opgeschort. Zodra aan alle eisen in het aanvullingsverzoek voldaan is, wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard en die datum (ontvankelijkheid) geldt dan als de officiële datum waarop het financieringsverzoek bij Brabant C is ingediend (dat kan van invloed zijn op de startdatum van het project, die minimaal 12 weken na het moment dat de aanvraag volledig werd, moet liggen)

Pitch
De projecthouder wordt in de gelegenheid gesteld de aanvraag toe te lichten in een korte pitch (10 minuten). Deze vindt live op ons kantoor in Oisterwijk plaats of online via Zoom, voor een adviescommissie die per aanvraag verschillend van samenstelling is en aan het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Deze adviescommissie bestaat uit 4 tot 6 personen (inclusief voorzitter) met expertise op inhoudelijk gebied, ondernemerschap, marketing. Voor elke pitch wordt een passende adviescommissie samengesteld. Brabant C heeft hiervoor een ‘poule’ van deskundigen ter beschikking die onder leiding van een voorzitter het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Na de pitch neemt de commissie 30 minuten de tijd om in gesprek te gaan met de initiatiefnemer. Brabant C streeft er naar uiterlijk 6 weken na datum van indiening de pitch te kunnen laten plaatsvinden.
Onder ‘Overige downloads’ onderaan deze pagina, vind je Richtlijnen en tips voor de pitch.

Besluit
Nadat de directeur-bestuurder van Brabant C besloten heeft het advies van de adviescommissie al dan niet te volgen, wordt de projecthouder daar (maximaal 2 weken na de pitch) van op de hoogte gesteld en wordt het advies gedeeld met de aanvrager als overeenkomstig voornemen van het fondsbestuur. Als het advies afwijkt van wat er in het ingediende voorstel werd gevraagd, heb je als projecthouder recht op het indienen van een zienswijze (termijn: 2 weken na datum advies). Het fondsbestuur zal dan zonder formele bezwaarprocedure het voornemen heroverwegen. Na een positief advies volgt een toekenning.
Een negatief advies wordt doorgaans gevolgd door een afwijzing (negatieve beschikking). Na een negatief besluit is er nog het recht om formeel bezwaar aan te tekenen (tot 6 weken na de beschikkingsdatum) bij Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Beschikkingen worden digitaal, per mail vanuit AIMS, verstuurd (NB voor de berekening van de genoemde termijnen gaan we uit van de verzenddatum zoals die in AIMS geautomatiseerd wordt vastgelegd).
Na een toekenning (positieve beschikking) volgt nog de formele stap van de ondertekening van de Uitvoeringsovereenkomst en indien er een lening deel is, het afspreken van termijnen van rente en aflossing voor het lening deel, ondertekenen van de Overeenkomst van Geldlening en het daarbij behorende incassoformulier om aan de rente- en aflossing betalingen te voldoen.

Rapportage en monitoring
Gedurende de looptijd van een (meerjarig) project monitort Brabant C de tegenprestaties en verplichtingen middels tussenrapportages die de projecthouder aanlevert. Hierover vindt altijd een gesprek plaats tussen Brabant C en de projecthouder.
Dit soort overleggen over de voortgang van het project kunnen plaatsvinden op jouw verzoek, maar het Brabant C Fonds initieert ten minste eenmaal per jaar overleg op basis van de volgende door de projecthouder aan te leveren documenten:

• een inhoudelijke voortgangsrapportage, waarbij je ingaat op voortgang van de activiteiten zoals beschreven in het projectplan;
• een financiële voortgangsrapportage in de vorm van een kolom met gerealiseerde cijfers die je invoegt in de ingediende begroting en (bij meerjarig project) een actualisering van de meerjaren begroting. Deze financiële rapportage dient door het bestuur van je organisatie geparafeerd te zijn.

Verantwoording en vaststelling
Maximaal 13 weken nadat een project is afgerond moet de verantwoording zijn ingediend bij Brabant C.
Na goedkeuring van de verantwoording zal Brabant C de subsidie uiteindelijk definitief vaststellen. Hierna volgt de eventuele restantbetaling.
Het kan voorkomen dat de subsidie lager wordt vastgesteld (bijvoorbeeld als blijkt dat de gerealiseerde eindbegroting lager is dan de ingediende, waardoor de Brabant C bijdrage boven de 50% zou uitkomen). In dat geval kan het zijn dat de projecthouder een gedeelte van het voorschot aan Brabant C moet terugbetalen.
De richtlijnen en vereisten voor een verantwoording worden gecommuniceerd in de beschikking en zijn tevens hieronder te downloaden: Richtlijnen verantwoording Matching Impactproject. Onderdeel van de verantwoording is (onder andere) een reflectie op de Brabant C criteria. Het format hiervoor is tevens hieronder te vinden: format Reflectie op de criteria Matching Impactproject.

Vereiste documenten aanvraag Matching Impactproject Richtlijnen Verantwoording Matching impactproject Voorbeeld Aanvraagformulier Impactproject Format voor Reflectie op de Brabant C criteria Impactproject Format Verklaring 13.2

Aanvullend budget voor lopende projecten met betrekking tot corona

Bestaande partners van Brabant C met een lopend (inter)nationaal project die met extra kosten geconfronteerd worden als gevolg van de geldende RIVM-maatregelen, kunnen een verzoek om aanvullende financiering indienen tot 1 januari 2023.

Financiering
Toekenning leidt tot een aanpassing van de lopende financiering en de overeenkomsten, inclusief een verhoging van het leendeel (25% van het gevraagde extra bedrag). De aanvullende kosten bedragen minimaal € 50.000. De bijdrage vanuit Brabant C is minimaal € 15.000 en maximaal € 25.000, waarvan minimaal 25% dus als lening wordt verstrekt. Brabant C financiert niet meer dan 30% van de subsidiabele kosten.

Behandeltraject
Partners die voor een bijdrage in aanmerking willen komen richten een e-mail met het plan en de aanvullende begroting aan het secretariaat van Brabant C, secretaris@brabantc.nl. Toegewezen aanvragen worden als een aanpassing op het eerder genomen financieringsbesluit door de bestuurder behandeld.