Het Brabant C Fonds versterkt en vergroot het kunst- en cultuuraanbod van Brabant om daarmee de nationale en internationale aantrekkingskracht van Brabant te vergroten. Brabant C projecten versterken het cultuursysteem van Brabant duurzaam, met als belangrijk instrument een vernieuwende aanpak in de financiering van cultuur. Ook is Brabant C ervan overtuigd dat kunst en cultuur kunnen helpen bij bewustwording van en de zoektocht naar oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. De te realiseren impact staat hierbij centraal. Een gezonde financieringsmix zorgt dat cultuur minder afhankelijk wordt van enkele grote financiers, zoals de overheid. Instellingen worden daardoor minder afhankelijk en kwetsbaar en er kan ruimte worden gecreëerd voor eigen investeringen en doorontwikkeling.
Brabant C is er voor de Brabanders, bezoekers en bedrijven en werkt met en voor initiatiefnemers van culturele projecten. Organisaties kunnen bij Brabant C een aanvraag indienen om hun (inter-)nationale ambities waar te maken en door te groeien naar een volgend niveau.
Brabant C heeft geen deadlines voor het indienen van een aanvraag. Zolang het subsidieplafond voor een regeling niet bereikt is, worden aanvragen in behandeling genomen. Tussen het indienen van de aanvraag en de start van het project, dienen voor een Impactproject minimaal 12 weken en voor een Nationaal- en Ontwikkel- en Validatieproject minimaal 16 weken te zitten. Aanvragen worden chronologisch, op datum van binnenkomst (indien en zodra ontvankelijk), beoordeeld.
Een aanvraag bij Brabant C start altijd met een voortraject. Dit bestaat uit een aantal gesprekken met (een van) onze scouts waarbij de plannen worden uiteengezet. Ook wordt in het digitale aanvraagsysteem een zgn. intakeformulier ingevuld. Uiteindelijk kan de aanvraag (digitaal) worden gestart en ingediend.
Er zijn drie soorten financiering aan te vragen:
- Voor cultuurprojecten van ten minste nationaal belang (kortweg: Nationaal Project)
- Voor ontwikkeling en innovatie van cultuurprojecten van ten minste nationaal belang (Ontwikkel- en Validatieproject)
- Voor impactprojecten (Impactproject).
Het volledige financieringsreglement, waarin elke projectsoort is ondergebracht in een aparte paragraaf, vind je hier. Paragrafen 11 (Nationaal Project), 12 (Validatie/ontwikkelproject) en 13 (Matching impactproject) zijn de paragrafen die de aanvraagmogelijkheden bij Brabant C betreffen.
De subsidieplafonds voor 2023 zijn:
- §11 Nationaal Project: € 3.000.000
- §12 Ontwikkel- en Validatieproject: € 500.000
- §13 Matching impactproject: € 500.000
Hieronder kun je per regeling doorklikken naar alle benodigde informatie:
Nationaal Project
Een cultuurproject van ten minste nationaal belang (kortweg genoemd: Nationaal Project) heeft ten minste (inter-) nationale impact en reikwijdte en wordt ook wel getypeerd als een ‘next level’ project. Projecten van (inter)nationaal niveau passen bij het profiel en de ambitie van Brabant en zetten de cultuur van Brabant ook buiten de provincie op de kaart. Bestaande organisaties en initiatieven kunnen bij Brabant C een aanvraag indienen voor dit soort projecten, om hun internationale culturele ambities waar te maken en naar een volgend niveau te tillen. Ook initiatiefnemers van nieuwe projecten die van internationale allure (lees: topniveau) zijn, kunnen een aanvraag indienen binnen deze regeling. De aanvrager moet altijd een privaatrechtelijke rechtspersoon zijn zoals een stichting, vereniging of BV. Overleg in het geval van een BV al bij het intakegesprek met onze scout (zie verderop) over de governance van de organisatie om zeker te zijn dat zich later geen hobbels voordoen ivm met Governance code Cultuur. Aanvragers met een organisatie die niet aan die code voldoet, kunnen wij geen financiering verstrekken. Zie §11 in het Financieringsreglement voor de regeling Nationaal Project.
Brabant C financiert maximaal 30% van de totale projectbegroting. Het aan te vragen bedrag bij Brabant C voor een Nationaal project is minimaal 65.000 euro. Er is geen maximum. De totale begroting moet dus minimaal 220.000 euro bedragen. Brabant C verstrekt de financiering in de vorm van een lening óf een combinatie van lening (minimaal 25%) en subsidie/gift (maximaal 75%). Een garantstelling tegenover een andere financier van het project in combinatie met een leen- en/of subsidieel kan ook. De meest geschikte combinatie wordt uiteindelijk vastgesteld aan de hand van de basisvraag: welke terugbetaalcapaciteit kan worden verwacht? Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de projectbegroting, maar ook beoordeeld wat logischerwijs te verwachten valt in de eerste jaren na afloop van het project. Met bepaalde typen activiteiten valt nu eenmaal meer terugbetaalcapaciteit te verwachten dan andere. Bij geringe financiële baten maar een grote culturele of maatschappelijke impact zal de terugbetaalcomponent gelegitimeerd lager zijn. Houd er echter rekening mee dat de leencomponent nooit lager zal zijn dan 25% van het toegekende bedrag. Dit is een ‘harde’ lening in de zin dat het een bindende afspraak tot terugbetaling aan het fonds is, met invloed op het vermogen van je organisatie.
Wanneer een idee voor een project wordt geboren, zijn nog vele factoren van het plan in ontwikkeling en onzeker. In deze eerste fase ga je waarschijnlijk met veel mensen in gesprek over het idee en hoe dat gerealiseerd kan worden. Brabant C is één van je gesprekspartners, we kijken samen of Brabant C een partner kan worden van jouw project.
Voorafgaand aan de feitelijke aanvraag, wordt een voortraject doorlopen. Dit doen we om vooraf een inschatting te kunnen maken of je project bij Brabant C zou kunnen passen. Door met de scout de aanvraag voor te bereiden, kan bijtijds worden bijgestuurd of evt. worden verwezen naar andere, voor het project meer passende, financieringsmogelijkheden (buiten Brabant C).
Als (potentiële) aanvrager doe je er goed aan al in een vroeg stadium van je project contact op te nemen met een van onze scouts.
Als je een account hebt aangemaakt in ons online aanvraagsysteem AIMS, vul je vervolgens het digitale ‘intakeformulier’ in. Je legt in dit formulier als het ware je project langs de doelstellingen en de missie van Brabant C. Brabant C beoordeelt het intakeformulier en voert zo een eerste scan uit om in te schatten of het project mogelijk aansluit bij de opdracht en doelstellingen van het fonds en of de financieringsmogelijkheden van Brabant C daarbij passend zijn. Wanneer dit positief is, kun je na dit voortraject verder in de aanvraagomgeving en kan de feitelijke aanvraag gestart worden.
In het document Richtlijnen Governance Code Cultuur lees je waar je organisatie aan moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor een bijdrage van Brabant C.
Aanvraag
Een aanvraag wordt (minimaal 16 weken vóór aanvang van het betreffende project) ingediend via het aanvraagsysteem AIMS. Na de intakefase (een aanvraag bij Brabant C start altijd met een voortraject bestaande uit een aantal gesprekken met de scout(s) en het indienen van een ‘intakeformulier’) wordt de aanvraag doorgezet naar het aanvraagformulier. Projecthouders hebben zelf een account aangemaakt in het systeem en kunnen met hun inloggegevens weer inloggen en de werkelijke aanvraag starten. Onder deze tekst kun je de documenten Vereiste documenten voor de aanvraag Nationaal Project en een Voorbeeld van het Aanvraagformulier Nationaal Projectdownloaden.
Nadat een aanvraag is ingediend, vindt er een sanity check (volledigheidscontrole) plaats om te bekijken of de aanvraag ontvankelijk is (lettend op de vereisten van het investeringsreglement). Als alles klopt en compleet is, is de aanvraag ontvankelijk en krijg je hierover per email een bericht. Brabant C streeft ernaar binnen 14 dagen na indiening van de aanvraag de sanity check te doen. Het kan ook zo zijn dat Brabant C na controle van de aanvraag nog informatie of toelichting nodig heeft. In dat geval wordt per email een aanvullingsverzoek gestuurd. De behandeltermijn wordt dan opgeschort. Zodra aan alle eisen in het aanvullingsverzoek voldaan is, wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard en die datum (ontvankelijkheid) geldt dan als de officiële datum waarop het financieringsverzoek bij Brabant C is ingediend (dat kan van invloed zijn op de startdatum van het project, die minimaal 16 weken na het moment dat de aanvraag volledig was, moet liggen).
Pitch
De projecthouder wordt in de gelegenheid gesteld de aanvraag toe te lichten in een korte pitch (10 minuten). Deze vindt live op ons kantoor in Oisterwijk plaats of online via Zoom, voor een adviescommissie die per aanvraag verschillend van samenstelling is en aan het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert.. Deze adviescommissie bestaat uit 4 tot 6 personen (inclusief voorzitter) met expertise op inhoudelijk gebied, ondernemerschap, marketing. Voor elke pitch wordt een passende adviescommissie samengesteld. Brabant C heeft hiervoor een ‘poule’ van deskundigen ter beschikking die onder leiding van een voorzitter het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Na de pitch neemt de commissie 30 minuten de tijd om in gesprek te gaan met de initiatiefnemer. Brabant C streeft er naar uiterlijk 6 weken na datum van indiening de pitch te kunnen laten plaatsvinden. Bekijk hier de Richtlijnen en tips voor de pitch.
Besluit: in 2 fasen
Nadat de directeur-bestuurder van Brabant C besloten heeft het advies van de adviescommissie al dan niet te volgen, wordt de projecthouder daar (maximaal 2 weken na de pitch) van op de hoogte gesteld en wordt het advies gedeeld met de aanvrager als overeenkomstig voornemen van het fondsbestuur. Als het advies afwijkt van wat er in het ingediende voorstel werd gevraagd, heb je als projecthouder recht op het indienen van een zienswijze (termijn: tot 2 weken na datum toesturen advies). Het fondsbestuur zal dan zonder formele bezwaarprocedure het voornemen heroverwegen. Bij een positief advies wordt de aanvrager verzocht een businessplan uit te werken (zie verderop).
Een onverhoopt negatief advies wordt doorgaans gevolgd door een afwijzing (negatieve beschikking). Na een negatief besluit is er nog het recht om formeel bezwaar aan te tekenen (tot 6 weken na toesturen beschikking) bij Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Het adres en de formaliteiten voor het indienen van bezwaar vind je in de beschikking.
Beschikkingen en andere formele berichten worden digitaal, per mail vanuit AIMS, verstuurd (NB voor de berekening van de genoemde termijnen gaan we uit van de verzenddatum zoals die in AIMS geautomatiseerd wordt vastgelegd).
Bij een Nationaal project neemt Brabant C in twee stappen de beslissing over de aangevraagde financiering. De documentatie die dient te worden aangeleverd bij dit soort aanvragen, bestaat hierdoor ook uit twee delen en wordt dus gefaseerd aangeleverd.
De twee fasen van beoordeling zijn:
- Besluit Partnership
Na pitch en positief advies volgt het besluit of het (inter)nationale project past bij Brabant C: past het project bij de opdracht en doelen van Brabant C en is het projectteam daarvoor voldoende op orde? In een later stadium wordt het besluit over de investering genomen (zie hieronder punt 2.) Bij een positief besluit (gecommuniceerd met de projecthouder middels een ‘beschikking onder opschortende voorwaarde’) wordt de aanvrager verzocht een businessplan uit te werken volgens de richtlijnen die zijn beschreven in het investeringsreglement. Het uitwerken van het businessplan mag maximaal 26 weken duren. In het besluit worden eventuele nadere, per project specifieke, eisen opgenomen waar het businessplan aan moet voldoen. Brabant C is in deze fase beschikbaar voor feedback. - Besluit investering
Nadat de aanvrager het businessplan heeft ingediend, wordt dit uiterlijk vier weken na ontvangst beoordeeld door Brabant C en volgt het besluit over het toekennen van de financiering. Dit wordt met de projecthouder gecommuniceerd middels een ‘beschikking (al of niet) voldaan aan opschortende voorwaarde’. In deze fase worden ook hoogte en vorm(en) van de financiering definitief gemaakt.
Ontwikkelfase
Soms komen aanvrager en Brabant C tot de conclusie dat er binnen een Nationaal Project een ontwikkelfase nodig is om de (inter-) nationale ambitie van het project duurzaam te realiseren. Deze ontwikkelfase is vooral gericht op validatie- en haalbaarheidsonderzoek en kan helpen om de aanpak en argumentatie voor de (inter-) nationale ambitie een sterker fundament te geven. Als er een ontwikkelfase wenselijk is, zal Brabant C dit in de loop van de behandelprocedure kenbaar maken.
Businessplan
Bij een positief besluit (1 hierboven) wordt de aanvrager gevraagd om uiterlijk binnen 26 weken een businessplan uit te werken en in te dienen. De richtlijnen waar het businessplan aan moet voldoen zijn:
-
-
- het businessplan beschrijft de inhoud van de plannen, de ambitie en de omgeving;
- het businessplan geeft inzicht in wie de actoren zijn bij de plannen, de organisatie, het team en de juridische structuur;
- het businessplan bevat de aanpak, de tussentijdse mijlpalen en de planning;
- het businessplan bevat een commerciële paragraaf waarin de doelgroep, de propositie, de stakeholdersanalyse en het marketingplan zijn uitgewerkt;
- het businessplan bevat een financiële onderbouwing gedurende looptijd van het project, een financiële doorkijk na de projectperiode, een exploitatiebegroting en een liquiditeitsbegroting, een recente jaarrekening, een toelichting op de financiële paragraaf en een risicoanalyse;
- het businessplan vormt voldoende onderbouwing voor de haalbaarheid van de plannen voor wat betreft de exploitatie, de benodigde subsidie en de ontwikkeling van terugbetaalcapaciteit;
- de financiële haalbaarheid van het businessplan is aannemelijk
-
In het besluit partnership (de beschikking) kunnen nadere, project specifieke eisen worden opgenomen waar het businessplan aan moet voldoen, welke zijn voortgevloeid uit het advies.
Brabant C kan en zal, indien gewenst, begeleiden in de businessplan fase. In het proces van ontwikkeling van het businessplan is Mirjam Hament (adviseur business development) namens Brabant C de contactpersoon.
Uiterlijk 4 weken na indienen van het businessplan neemt het bestuur van Brabant C een nader besluit over de financiering. Dat besluit omvat de hoogte van de bijdrage, het lening deel daarin, bevoorschotting en vereisten waaraan de projectverantwoording moet voldoen. Daarna volgen enkele formele stappen uitvoeren zoals het ondertekenen van de Uitvoeringsovereenkomst, het afspreken van termijnen van rente en aflossing voor het lening deel, ondertekenen van de Overeenkomst van Geldlening en het daarbij behorende incassoformulier om aan de rente- en aflossing betalingen te voldoen.
Rapportage en monitoring
Gedurende de looptijd van een (meerjarig) project monitort Brabant C de tegenprestaties en verplichtingen middels tussenrapportages die de projecthouder aanlevert. Hierover vindt altijd een gesprek plaats tussen Brabant C en de projecthouder. Dit soort overleggen over de voortgang van het project kunnen plaatsvinden op jouw verzoek, maar het Brabant C Fonds initieert ten minste eenmaal per jaar overleg op basis van de volgende door de projecthouder aan te leveren documenten:
- een inhoudelijke voortgangsrapportage, waarbij je ingaat op voortgang van de activiteiten zoals beschreven in het projectplan en het businessplan;
- een financiële voortgangsrapportage in de vorm van een kolom met gerealiseerde cijfers die je invoegt in de ingediende begroting en (bij meerjarig project) een actualisering van de meerjarenbegroting. Deze financiële rapportage dient door het bestuur van je organisatie geparafeerd te zijn;
- een jaarrekening voorzien van samenstelverklaring door je accountant. Deze gebruiken we om de verwachting en ontwikkeling van aflossingscapaciteit voor het leendeel te monitoren.
Verantwoording en vaststelling
Maximaal 13 weken nadat een project is afgerond moet de verantwoording zijn ingediend bij Brabant C. Na goedkeuring van de verantwoording zal Brabant C de subsidie definitief vaststellen. Hierna volgt de eventuele restantbetaling. Het kan voorkomen dat de subsidie lager wordt vastgesteld (bijvoorbeeld als blijkt dat de gerealiseerde eindbegroting lager is dan de ingediende, waardoor de Brabant C bijdrage boven de 30% zou uitkomen). In dat geval kan het zijn dat de projecthouder een gedeelte van het voorschot aan Brabant C moet terugbetalen.
De richtlijnen en vereisten voor een verantwoording worden gecommuniceerd in de beschikking en staan tevens vermeld in het document Richtlijnen verantwoording Nationaal Project. Onderdeel van de verantwoording is (onder andere) een reflectie op de Brabant C criteria, deze vind je in het document format Reflectie op de criteria Nationaal Project.
Ontwikkel- en Validatieproject
Ontwikkeling en innovatie van cultuurprojecten van ten minste nationaal belang §12
Ontwikkel- en Validatieprojecten hebben een innovatief karakter en zijn bedoeld voor het ontwikkelen van nieuwe activiteiten die de potentie in zich dragen om van ten minste nationale betekenis te worden en de aanvrager inhoudelijk en financieel toekomstbestendig te maken. In deze projecten staan (haalbaarheids)onderzoek en validatie centraal. Je kunt hierbij denken aan een piloteditie van een nieuw festival, het uitproberen van nieuwe verdienmodellen of het valideren van een nieuw product of nieuwe dienst met groeipotentie.
Een Ontwikkelproject loopt dus vooruit op een project dat past in §11: er is bijvoorbeeld al wel sprake van (inter)nationale potentie maar het (inter-) nationale belang is nog niet aangetoond. Brabant C vindt het belangrijk dat talentvolle initiatieven en organisaties met internationale potentie de kans krijgen om zich te ontwikkelen en niet vastlopen in een te grote opgave in één keer. In dat geval kan een ontwikkelfinanciering uitkomst bieden.
Een Ontwikkel- en Validatieprojecten komt dus alleen voor financiering bij Brabant C in aanmerking als het de potentie en ambitie heeft om door te groeien tot een ‘project van ten minste nationaal belang’ (§ 11 van de Subsidieregeling hedendaagse cultuur Noord-Brabant). Op die manier kan het initiatief duurzaam bijdragen aan het cultuursysteem in Brabant. De aanvrager moet altijd een privaatrechtelijke rechtspersoon zijn zoals een stiching, vereniging of BV. Zie §12 in het Financieringsreglement voor de regeling Ontwikkel- en Validatieproject.
Financieringsmogelijkheden Ontwikkel- en Validatieproject
Brabant C financiert maximaal 30% van de totale begroting van een Ontwikkel- en Validatieproject in de vorm van een subsidie (gift). Bij Ontwikkelprojecten is terugverdiencapaciteit immers niet vanzelfsprekend haalbaar. Het aan te vragen bedrag bij Brabant C voor een Validatie/ontwikkelproject is minimaal 25.000 euro en maximaal 64.999 euro. De totale begroting moet dus minimaal 83.333 euro bedragen.
Intake
Wanneer een idee voor een project wordt geboren, zijn nog vele factoren van het plan in ontwikkeling en onzeker. In deze eerste fase ga je waarschijnlijk met veel mensen in gesprek over het idee en hoe dat gerealiseerd kan worden. Brabant C is één van je gesprekspartners, we kijken samen of Brabant C een partner kan worden van jouw project.
Voorafgaand aan de feitelijke aanvraag, wordt een voortraject doorlopen. Dit doen we om vooraf een inschatting te kunnen maken of je project bij Brabant C zou kunnen passen. Door met de scout de aanvraag voor te bereiden, kan bijtijds worden bijgestuurd of evt. worden verwezen naar andere, voor het project meer passende, financieringsmogelijkheden (buiten Brabant C).
Als (potentiële) aanvrager doe je er goed aan al in een vroeg stadium van je project contact op te nemen met een van onze scouts.
Als je een account hebt aangemaakt in ons online aanvraagsysteem AIMS, vul je vervolgens het digitale ‘intakeformulier’ in. Je legt in dit formulier als het ware je project langs de doelstellingen en de missie van Brabant C. Brabant C beoordeelt het intakeformulier en voert zo een eerste scan uit om in te schatten of het project mogelijk aansluit bij de opdracht en doelstellingen van het fonds en of de financieringsmogelijkheden van Brabant C daarbij passend zijn. Wanneer dit positief is, kun je na dit voortraject verder in de aanvraagomgeving en kan de feitelijke aanvraag gestart worden.
Governance Code Cultuur
In het document Richtlijnen Governance Code Cultuur lees je waar je organisatie aan moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor een bijdrage van Brabant C.
Aanvraag
Een aanvraag wordt (minimaal 16 weken vóór aanvang van het betreffende project) ingediend via het aanvraagsysteem AIMS. Na de intakefase (een aanvraag bij Brabant C start altijd met een voortraject bestaande uit een aantal gesprekken met de scout(s) en het indienen van een ‘intakeformulier’) wordt de aanvraag doorgezet naar het aanvraagformulier. Projecthouders hebben zelf een account aangemaakt in het systeem en kunnen met hun inloggegevens weer inloggen en de werkelijke aanvraag starten. Onder deze tekst kun je de documenten Vereiste documenten voor de aanvraag Validatie/ontwikkel project en een Voorbeeld van het Aanvraagformulier Validatie/ontwikkelproject downloaden.
Nadat een aanvraag is ingediend, vindt er een sanity check (volledigheidscontrole) plaats om te bekijken of de aanvraag ontvankelijk is (lettend op de vereisten van het investeringsreglement). Als alles klopt en compleet is, is de aanvraag ontvankelijk en krijg je hierover per email een bericht. Brabant C streeft ernaar binnen 14 dagen na indiening van de aanvraag de sanity check te doen. Het kan ook zo zijn dat Brabant C na controle van de aanvraag nog informatie of toelichting nodig heeft. In dat geval wordt per email een aanvullingsverzoek gestuurd. De behandeltermijn wordt dan opgeschort. Zodra aan alle eisen in het aanvullingsverzoek voldaan is, wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard en die datum (ontvankelijkheid) geldt dan als de officiële datum waarop het financieringsverzoek bij Brabant C is ingediend (dat kan van invloed zijn op de startdatum van het project, die minimaal 16 weken na het moment dat de aanvraag volledig werd, moet liggen).
Pitch
De projecthouder wordt in de gelegenheid gesteld de aanvraag toe te lichten in een korte pitch (10 minuten). Deze vindt live op ons kantoor in Oisterwijk plaats of online via Zoom, voor een adviescommissie die per aanvraag verschillend van samenstelling is en aan het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Deze adviescommissie bestaat uit 4 tot 6 personen (inclusief voorzitter) met expertise op inhoudelijk gebied, ondernemerschap, marketing. Voor elke pitch wordt een passende adviescommissie samengesteld. Brabant C heeft hiervoor een ‘poule’ van deskundigen ter beschikking die onder leiding van een voorzitter het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Na de pitch neemt de commissie 30 minuten de tijd om in gesprek te gaan met de initiatiefnemer. Brabant C streeft er naar uiterlijk 6 weken na datum van indiening de pitch te kunnen laten plaatsvinden. Bekijk hier de Richtlijnen en tips voor de pitch.
Besluit
Nadat de directeur-bestuurder van Brabant C besloten heeft het advies van de adviescommissie al dan niet te volgen, wordt de projecthouder daar (maximaal 2 weken na de pitch) van op de hoogte gesteld en wordt het advies gedeeld met de aanvrager als overeenkomstig voornemen van het fondsbestuur. Als het advies afwijkt van wat er in het ingediende voorstel werd gevraagd, heb je als projecthouder recht op het indienen van een zienswijze (termijn: 2 weken na datum advies). Het fondsbestuur zal dan zonder formele bezwaarprocedure het voornemen heroverwegen. Na een positief advies volgt een toekenning.
Een negatief advies wordt doorgaans gevolgd door een afwijzing (negatieve beschikking). Na een negatief besluit is er nog het recht om formeel bezwaar aan te tekenen (tot 6 weken na de beschikkingsdatum) bij Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Beschikkingen worden digitaal, per mail vanuit AIMS, verstuurd (NB voor de berekening van de genoemde termijnen gaan we uit van de verzenddatum zoals die in AIMS geautomatiseerd wordt vastgelegd).
Na een toekenning (positieve beschikking) volgt nog de formele stap van de ondertekening van de Uitvoeringsovereenkomst.
Rapportage en monitoring
Gedurende de looptijd van een project monitort Brabant C de tegenprestaties en verplichtingen middels tussenrapportages die de projecthouder aanlevert. Hierover vindt altijd een gesprek plaats tussen Brabant C en de projecthouder.
Dit soort overleggen over de voortgang van het project kunnen plaatsvinden op jouw verzoek, maar het Brabant C Fonds initieert ten minste eenmaal per jaar overleg op basis van de volgende door de projecthouder aan te leveren documenten:
-
- een inhoudelijke voortgangsrapportage, waarbij je ingaat op voortgang van de activiteiten zoals beschreven in het projectplan en het businessplan;
- een financiële voortgangsrapportage in de vorm van een kolom met gerealiseerde cijfers die je invoegt in de ingediende begroting en (bij meerjarig project)
- een actualisering van de meerjaren begroting. Deze financiële rapportage dient door het bestuur van je organisatie geparafeerd te zijn.
Sommige ontwikkelprojecten hebben een kortere looptijd. Dan zijn er wellicht minder monitoringsmomenten nodig.
Verantwoording en vaststelling
Maximaal 13 weken nadat een project is afgerond moet de verantwoording zijn ingediend bij Brabant C. Na goedkeuring van de verantwoording zal Brabant C de subsidie uiteindelijk definitief vaststellen. Hierna volgt de eventuele restantbetaling.
Het kan voorkomen dat de subsidie lager wordt vastgesteld (bijvoorbeeld als blijkt dat de gerealiseerde eindbegroting lager is dan de ingediende, waardoor de Brabant C bijdrage boven de 30% zou uitkomen). In dat geval kan het zijn dat de projecthouder een gedeelte van het voorschot aan Brabant C moet terugbetalen.
De richtlijnen en vereisten voor een verantwoording worden gecommuniceerd in de beschikking en staan tevens vermeld in het document Richtlijnen verantwoording Ontwikkelproject. Onderdeel van de verantwoording is (onder andere) een reflectie op de Brabant C criteria, deze vind je in het document format Reflectie op de criteria Ontwikkelproject.
Impactproject
Matching Impactprojecten
Brabant C is ervan overtuigd dat de inzet van creativiteit bijdraagt aan het ontrafelen, bewustmaken en oplossen van de maatschappelijke vraagstukken van deze tijd. De kracht van kunst en cultuur voor andere domeinen wordt nu nog onvoldoende benut. Dat is een kans voor alle partijen die werken aan maatschappelijke vraagstukken: om met verbeeldingskracht, inventiviteit en zeggingskracht de bewustwording en betrokkenheid van Brabanders bij het adresseren en oplossen van deze vraagstukken te vergroten. Om deze nieuwe benadering te stimuleren en bewerkstelligen heeft Brabant C de regeling Matching Impactprojecten in het leven geroepen. Met als doel: maatschappelijke impact maken door cultuur, met betrokken private financiers. De impact kan betrekking hebben op zaken als zorg, technologische innovatie, burgerschap, ecologische duurzaamheid of versplintering van de samenleving.
Brabant C beoogt met deze regeling projecten te stimuleren waarmee de initiatiefnemer een bijdrage wil leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken door inzet van kunst en cultuur. Door uit te gaan van (gedeeltelijke) financiering door private stakeholders bij de vraagstukken, bevordert de regeling tevens verbreding van financieel draagvlak voor cultuur.
Brabant C toetst voor deze regeling aan drie criteria: hoge culturele kwaliteit, bijdrage aan de oplossing voor een maatschappelijk vraagstuk en bijdrage aan duurzame samenwerking in Noord-Brabant van privaatrechtelijke rechtspersonen, culturele instellingen en publieke rechtspersonen.
Zie §13 in het Financieringsreglement voor de regeling Matching Impactprojecten. Er is een uitgebreide ‘FAQ pagina‘ geschreven waarin de meest voorkomende vragen worden beantwoord.
Financieringsmogelijkheden Impactproject
De regeling houdt in dat Brabant C de private bijdragen van financiers van het project matcht. Hier zijn de volgende regels aan verbonden:
- Brabant C matcht maximaal 50% van de totale subsidiabele kosten.
- Het aan te vragen bedrag voor een Impactproject is minimaal € 40.000 en maximaal € 124.999.
- Als subsidievorm volgt Brabant C de financieringswijze die de private financiers van het project kiezen: dat kan zijn gift, lening of een combinatie hiervan.
- Een leningdeel is bij deze regeling (in tegenstelling tot een Nationaal Project) echter niet verplicht.
Andere financiers kunnen zijn:
- Privaatrechtelijke rechtspersonen
- Sommige publiekrechtelijke rechtspersonen zoals waterschappen, universiteiten, onderzoeksinstituten die formeel de status van publiekrechtelijk rechtspersoon hebben.
Neem bij twijfel contact op met Brabant C via secretaris@brabantc.nl.
Intake
Wanneer een idee voor een project wordt geboren, zijn nog vele factoren van het plan in ontwikkeling en onzeker. In deze eerste fase ga je waarschijnlijk met veel mensen in gesprek over het idee en hoe dat gerealiseerd kan worden. Brabant C is één van je gesprekspartners, we kijken samen of Brabant C een partner kan worden van jouw project.
Voorafgaand aan de feitelijke aanvraag, wordt een voortraject doorlopen. Dit doen we om vooraf een inschatting te kunnen maken of je project bij Brabant C zou kunnen passen. Door met de scout de aanvraag voor te bereiden, kan bijtijds worden bijgestuurd of evt. worden verwezen naar andere, voor het project meer passende financieringsmogelijkheden (buiten Brabant C). Als (potentiële) aanvrager doe je er goed aan al in een vroeg stadium van je project contact op te nemen met een van onze scouts.
Als je een account hebt aangemaakt in ons online aanvraagsysteem AIMS, vul je vervolgens het digitale ‘intakeformulier’ in. Je legt in dit formulier als het ware je project langs de doelstellingen en de missie van Brabant C. Brabant C beoordeelt het intakeformulier en voert zo een eerste scan uit om in te schatten of het project mogelijk aansluit bij de opdracht en doelstellingen van het fonds en of de financieringsmogelijkheden van Brabant C daarbij passend zijn. Wanneer dit positief is, kun je na dit voortraject verder in de aanvraagomgeving en kan de feitelijke aanvraag gestart worden.
Governance Code Cultuur
In het document Richtlijnen Governance Code Cultuur lees je waar je organisatie aan moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor een bijdrage van Brabant C.
Aanvraag
Een aanvraag wordt (minimaal 12 weken vóór aanvang van het betreffende project) ingediend via het aanvraagsysteem AIMS. Na de intakefase (een aanvraag bij Brabant C start altijd met een voortraject bestaande uit een aantal gesprekken met de scout(s) en het indienen van een ‘intakeformulier’) wordt de aanvraag doorgezet naar het aanvraagformulier. Projecthouders hebben zelf een account aangemaakt in het systeem en kunnen met hun inloggegevens weer inloggen en de werkelijke aanvraag starten. Onder deze tekst kun je de documenten Vereiste documenten voor de aanvraag Impactproject en een Voorbeeld van het Aanvraagformulier Impactproject downloaden.
Een aanvraag kan worden ingediend door een maatschappelijke/non-profit organisatie, commerciële partij/onderneming, overheid, een samenwerkingsverband hiertussen of een culturele instelling. Neem bij twijfel over de aanvrager contact op met Brabant C via secretaris@brabantc.nl. De formele aanvrager houdt eindverantwoordelijkheid voor de aanvraag en de verantwoording na afloop. Zo nodig kan hiertoe de Verklaring artikel 13.2 worden ingevuld en geüpload onder stap 7 van het Aanvraagformulier. Het format voor deze Verklaring staat onder deze tekst.
Nadat een aanvraag is ingediend, vindt er een sanity check (volledigheidscontrole) plaats om te bekijken of de aanvraag ontvankelijk is (lettend op de vereisten van het investeringsreglement). Als alles klopt en compleet is, is de aanvraag ontvankelijk en krijg je hierover per email een bericht. Brabant C streeft ernaar binnen 14 dagen na indiening van de aanvraag de sanity check te doen. Het kan ook zo zijn dat Brabant C na controle van de aanvraag nog informatie of toelichting nodig heeft. In dat geval wordt per email een aanvullingsverzoek gestuurd. De behandeltermijn wordt dan opgeschort. Zodra aan alle eisen in het aanvullingsverzoek voldaan is, wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard en die datum (ontvankelijkheid) geldt dan als de officiële datum waarop het financieringsverzoek bij Brabant C is ingediend (dat kan van invloed zijn op de startdatum van het project, die minimaal 12 weken na het moment dat de aanvraag volledig werd, moet liggen)
Pitch
De projecthouder wordt in de gelegenheid gesteld de aanvraag toe te lichten in een korte pitch (10 minuten). Deze vindt live op ons kantoor in Oisterwijk plaats of online via Zoom, voor een adviescommissie die per aanvraag verschillend van samenstelling is en aan het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Deze adviescommissie bestaat uit 4 tot 6 personen (inclusief voorzitter) met expertise op inhoudelijk gebied, ondernemerschap, marketing. Voor elke pitch wordt een passende adviescommissie samengesteld. Brabant C heeft hiervoor een ‘poule’ van deskundigen ter beschikking die onder leiding van een voorzitter het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Na de pitch neemt de commissie 30 minuten de tijd om in gesprek te gaan met de initiatiefnemer. Brabant C streeft er naar uiterlijk 6 weken na datum van indiening de pitch te kunnen laten plaatsvinden.
Onder ‘Overige downloads’ onderaan deze pagina, vind je Richtlijnen en tips voor de pitch.
Besluit
Nadat de directeur-bestuurder van Brabant C besloten heeft het advies van de adviescommissie al dan niet te volgen, wordt de projecthouder daar (maximaal 2 weken na de pitch) van op de hoogte gesteld en wordt het advies gedeeld met de aanvrager als overeenkomstig voornemen van het fondsbestuur. Als het advies afwijkt van wat er in het ingediende voorstel werd gevraagd, heb je als projecthouder recht op het indienen van een zienswijze (termijn: 2 weken na datum advies). Het fondsbestuur zal dan zonder formele bezwaarprocedure het voornemen heroverwegen. Na een positief advies volgt een toekenning.
Een negatief advies wordt doorgaans gevolgd door een afwijzing (negatieve beschikking). Na een negatief besluit is er nog het recht om formeel bezwaar aan te tekenen (tot 6 weken na de beschikkingsdatum) bij Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Beschikkingen worden digitaal, per mail vanuit AIMS, verstuurd (NB voor de berekening van de genoemde termijnen gaan we uit van de verzenddatum zoals die in AIMS geautomatiseerd wordt vastgelegd).
Na een toekenning (positieve beschikking) volgt nog de formele stap van de ondertekening van de Uitvoeringsovereenkomst en indien er een lening deel is, het afspreken van termijnen van rente en aflossing voor het lening deel, ondertekenen van de Overeenkomst van Geldlening en het daarbij behorende incassoformulier om aan de rente- en aflossing betalingen te voldoen.
Rapportage en monitoring
Gedurende de looptijd van een (meerjarig) project monitort Brabant C de tegenprestaties en verplichtingen middels tussenrapportages die de projecthouder aanlevert. Hierover vindt altijd een gesprek plaats tussen Brabant C en de projecthouder.
Dit soort overleggen over de voortgang van het project kunnen plaatsvinden op jouw verzoek, maar het Brabant C Fonds initieert ten minste eenmaal per jaar overleg op basis van de volgende door de projecthouder aan te leveren documenten:
- een inhoudelijke voortgangsrapportage, waarbij je ingaat op voortgang van de activiteiten zoals beschreven in het projectplan;
- een financiële voortgangsrapportage in de vorm van een kolom met gerealiseerde cijfers die je invoegt in de ingediende begroting en (bij meerjarig project) een actualisering van de meerjaren begroting. Deze financiële rapportage dient door het bestuur van je organisatie geparafeerd te zijn.
Verantwoording en vaststelling
Maximaal 13 weken nadat een project is afgerond moet de verantwoording zijn ingediend bij Brabant C.
Na goedkeuring van de verantwoording zal Brabant C de subsidie uiteindelijk definitief vaststellen. Hierna volgt de eventuele restantbetaling.
Het kan voorkomen dat de subsidie lager wordt vastgesteld (bijvoorbeeld als blijkt dat de gerealiseerde eindbegroting lager is dan de ingediende, waardoor de Brabant C bijdrage boven de 50% zou uitkomen). In dat geval kan het zijn dat de projecthouder een gedeelte van het voorschot aan Brabant C moet terugbetalen.
De richtlijnen en vereisten voor een verantwoording worden gecommuniceerd in de beschikking en zijn tevens hieronder te downloaden: Richtlijnen verantwoording Matching Impactproject. Onderdeel van de verantwoording is (onder andere) een reflectie op de Brabant C criteria. Het format hiervoor is tevens hieronder te vinden: format Reflectie op de criteria Matching Impactproject.
Overige + algemene downloads
Verklaring geen financiele moeilijkheden Provincie Noord Brabant
Richtlijnen Governance Code Cultuur
Richtlijnen en tips voor de pitch
Handleiding Brabant C publieksmeting
Format voor Reflectie op de Brabant C criteria Corona-Ontwikkelproject
Financieringsreglement Brabant C
Accountantsprotocol Brabant C